Ihre Dokumente liegen verstreut in SharePoint, Google Drive und privaten Ordnern – Struktur entsteht so nicht.
Wir richten ein zentrales, souveränes Dokumentenmanagement ein – Dateien, Freigaben und Versionierung an einem Ort, betrieben in der EU, ohne dass Unternehmensdokumente über US-Cloud-Dienste laufen.
Dokumenten-Chaos entsteht nicht durch Unachtsamkeit, sondern durch Wachstum.
Jede Abteilung hat irgendwann die für sie naheliegendste Lösung gewählt: Vertrieb legt Angebote in Google Drive ab, die Buchhaltung nutzt einen Netzwerkordner, Marketing arbeitet in SharePoint. Jede Entscheidung war für sich genommen sinnvoll – in der Summe entsteht daraus aber ein System ohne einheitliche Struktur, ohne durchgängige Rechteverwaltung und mit Dokumenten, die über mehrere außereuropäische Cloud-Dienste verteilt sind.
Produkt-Details
Format
Projekt · Umsetzung in klar abgegrenztem Scope
Preisrahmen
Auf Anfrage
abhängig von Datenmenge und Anzahl bestehender Ablage-Systeme
Deliverables
Struktur-/Rechtekonzept, DMS-Setup, Migrationsplan, Übergabe-Dokumentation
Einstieg
Ab sofort
idealerweise mit einer Bestandsaufnahme der aktuellen Ablage-Systeme
Geeignet für
- Unternehmen mit Dokumenten verteilt über mehrere Cloud-Dienste/Netzwerkordner
- Unternehmen, die eine einheitliche, nachvollziehbare Rechteverwaltung brauchen
- Teams mit Compliance-Anforderungen an Dokumentenhaltung (Aufbewahrungsfristen, Nachvollziehbarkeit)
Weniger geeignet für
- Unternehmen mit sehr spezialisierten, tief integrierten Fachverfahren (z. B. branchenspezifische ERP-Dokumentenmodule), die eine eigene Anbindung erfordern
- Projekte, bei denen keinerlei Bereitschaft besteht, Ablage-Gewohnheiten zu ändern
Was sich verändert
| Kriterium | Ohne Umstellung | Mit uns |
|---|---|---|
| Ablageort | Verteilt über mehrere Cloud-Dienste, teils außerhalb der EU | Zentral, ausschließlich in der EU |
| Rechteverwaltung | Uneinheitlich, abteilungsabhängig | Einheitlich, nachvollziehbar |
| Versionierung | Oft manuell, fehleranfällig | Automatisch, durchgängig |
| Auffindbarkeit | Dokumente "irgendwo", Suche über mehrere Systeme | Eine zentrale Struktur, ein Suchpunkt |
So arbeiten wir
- 01
Bestandsaufnahme der aktuellen Ablage-Systeme
Erfassung, wo welche Dokumente aktuell liegen und welche Abteilungen welche Anforderungen haben.
Deliverable: Ist-Analyse
- 02
Struktur- und Rechtekonzept
Entwicklung einer Ordner-/Rechtestruktur, die zu Ihrer Organisation passt – nicht ein Standard-Template.
Deliverable: Struktur- und Rechtekonzept als Briefing-Dokument
- 03
DMS-Einrichtung
Aufbau des Systems auf europäischer Infrastruktur, inklusive Versionierung und Freigabe-Workflows.
Deliverable: Produktivsystem
- 04
Migration bestehender Dokumente
Übernahme der bestehenden Dateien in die neue Struktur, mit Bereinigung offensichtlicher Duplikate.
Deliverable: Migrierte Dokumentenablage
- 05
Schulung & Übergabe
Einweisung für Mitarbeitende, damit die neue Struktur auch genutzt wird statt nach der Umstellung wieder zu verwässern.
Deliverable: Übergabe-Dokumentation, Kurzschulung
⚠ Muster/Platzhalter – vor Launch durch echten Fall ersetzen
Case Study
Zentrales Dokumentenmanagement
Ausgangslage
Dokumente von [Unternehmen] verteilt über [Anzahl] verschiedene Cloud-Dienste und Netzwerkordner, keine einheitliche Rechtevergabe.
Vorgehen
Struktur- und Rechtekonzept, Migration in ein zentrales DMS über [Zeitraum].
Ergebnis
[X]% weniger Zeitaufwand bei der Dokumentensuche, vollständige Datenhaltung in der EU.
Branche: [Branche]
Dokumentenmenge: [Größenordnung]
Dauer: [Zeitraum]
Situationen, in denen das hilft
- Wir finden Dokumente nicht mehr wieder, weil jede Abteilung anders ablegt.
- Ausgeschiedene Mitarbeitende hatten Zugriff auf Ordner, von denen niemand mehr wusste, wer sie braucht.
- Unsere Dokumente liegen über mehrere US-Cloud-Dienste verteilt – das passt nicht zu unseren Compliance-Anforderungen.
Häufige Fragen
DMS-Analyse anfragen
mit Nicolas Grossman · DigiPub Berlin
DMS-Analyse anfragen →Kostenloses Erstgespräch – eine Einschätzung Ihrer konkreten Ausgangslage, kein Verkaufsgespräch.