Nextcloud oder OneDrive/SharePoint: Dateiablage und Zusammenarbeit im Vergleich

Bei Microsoft 365 bekommen Sie OneDrive und SharePoint mit dem Abonnement. Bei Nextcloud entscheiden Sie zuerst, wer die Plattform betreibt: Sie selbst, ein Partner oder ein europäischer Hoster. Diese Entscheidung kostet Zeit, gibt Ihnen aber auch die Wahl über den Standort.

Nextcloud wirbt mit Migrationen aus SharePoint, OneDrive, Teams und Exchange und sagt zu, Berechtigungen, Strukturen und Metadaten beizubehalten, wobei „je nach Plattform die meisten Metadaten“ erhalten bleiben. Zu Dateiversionen macht die Migrationsseite keine Angaben, ein konkretes Migrationswerkzeug nennt sie nicht. Die Dauer reicht nach Herstellerangabe von einigen Wochen bis zu mehreren Jahren. Als Referenz nennt Nextcloud ein Bundesministerium mit 5 bis 10 Monaten und eine Universität mit 12 bis 24 Monaten.

Ein Migrationsanbieter, GSE, rät zu einer neuen Ablagestruktur mit zwei bis drei Ebenen statt einer 1:1-Kopie. Rollen sollten auf Gruppen abgebildet werden, Versionshistorien nur in kritischen Bereichen wie Finanzen und Recht übernommen werden, und SharePoint sollte während des Umstiegs eingefroren sein, damit keine auseinanderlaufenden Versionen entstehen. Das ist ein Anbieterbeitrag mit eigenem Dienstleistungsinteresse und keine unabhängige Studie.

Nach Herstellerangabe lässt sich SharePoint über das External-Storage-Modul in Nextcloud einbinden. Ein hybrides Vorgehen ist beschrieben: SharePoint-Ordner bleiben schreibgeschützt, Nextcloud-Dateien dienen als Speicher in Microsoft Teams. So können Sie die Ablage schrittweise verlagern, ohne dass alle Teams am selben Tag wechseln.

Nextcloud bearbeitet Office-Dokumente im Browser mit Collabora Online. Seit Nextcloud Hub 26 Spring steht laut Hersteller zusätzlich Euro-Office zur Auswahl. Unterstützt werden DOC(X), XLS(X), PPT(X) und ODF. Dass das Layout dabei erhalten bleibt, ist eine Herstellerangabe. Bei Microsoft arbeiten mehrere Personen gleichzeitig in Word, Excel und PowerPoint, in den Desktop- und Mobil-Apps und im Web, wenn die Datei auf OneDrive oder SharePoint liegt, und zwar nur in den modernen Formaten DOCX, PPTX und XLSX. Ob Ihre Desktop-Nutzer in Nextcloud gleichzeitig mit den Microsoft-Apps arbeiten können, belegt die Herstellerseite von Nextcloud nicht. Testen Sie das vor der Entscheidung mit einer Pilotgruppe, das ist unsere Empfehlung.

Microsoft gibt für SharePoint unter anderem diese Limits an:

• Der Speicher je Organisation beträgt 1 TB plus 10 GB pro erworbener Lizenz. Bei 50 Lizenzen sind das rund 1,5 TB, zusätzlicher Speicher wird in Einheiten von 1 GB gekauft.
• Eine einzelne Datei darf höchstens 250 GB groß sein, eine Website höchstens 25 TB umfassen, eine Bibliothek bis zu 30 Millionen Dateien und Ordner enthalten.
• Für die Synchronisierung empfiehlt Microsoft, nicht mehr als 300.000 Dateien in einer Bibliothek zu synchronisieren.
• Ab mehr als 100.000 Elementen in einer Bibliothek lässt sich die Vererbung von Berechtigungen nicht mehr unterbrechen oder wiederherstellen.

Bei Nextcloud nennen die geprüften Herstellerseiten keine vergleichbaren Zahlen. In den G2-Bewertungen werden langsame Leistung auf schwächeren Servern (9 Nennungen) und ein technisch anspruchsvolles Setup (8 Nennungen) am häufigsten kritisiert.

Bei OneDrive und SharePoint kümmert sich Microsoft um den Betrieb. Bei Nextcloud liegen Updates, Backups und Fehlersuche bei Ihnen oder Ihrem Partner. Der Hersteller staffelt den Support: Der Standard-Tarif bietet ein Jahr Langzeitsupport und eine Antwortzeit von zwei Arbeitstagen, Premium und Ultimate bieten mehr als fünf Jahre Langzeitsupport, eine Support-SLA und eine Antwortzeit von einem Arbeitstag bzw. ab einer Stunde. Der Support läuft laut Hersteller auf Englisch, andere Sprachen sind über Partner möglich.