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Open-Source-Alternativen zu Microsoft 365: Sieben Bausteine im Überblick

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Microsoft 365 ist ein Bündel aus Bausteinen, und man kann sie einzeln ersetzen. Sieben Open-Source-Tools übernehmen je einen davon: Dateiablage, Office-Dokumente, E-Mail und Kalender, Chat, Video, Projektplanung und Wissensdatenbank. Jeder Eintrag nennt Lizenz und, falls vorhanden, das kostenpflichtige Angebot des Herstellers. Die Reihenfolge folgt den Microsoft-365-Bausteinen.

Porträt von Nicolas Grossman, Berater für digitale Systeme, Souveränität und Strategie bei DigiPub

Von Digitale Systeme, Souveränität & Strategie
Veröffentlicht am

Gläserner Büroflur in Blaugrün mit goldenen Symbolen für vernetzte Knoten und Schutzschilde mit Haken – Open-Source-Alternativen zu Microsoft 365: Sieben Bausteine im Überblick

Auf dieser Seite · 4 Min. Lesezeit

01 Die sieben Tools im Überblick 02 Die Tools im Einzelnen 03 Welches Tool passt zu welcher Anforderung? Entscheidungshilfe 04 Einführung der Bausteine

Offenlegung

Offenlegung: Digital Souverän setzt Nextcloud im Bereich Cloud-Systeme ein und baut den E-Mail-Server auf Mailcow auf.

Die sieben Tools im Überblick

ToolErsetzt bei Microsoft 365LizenzTeil von openDesk?
NextcloudDateiablage (OneDrive, SharePoint-Dokumentbibliotheken)AGPL-3.0Ja (Dateiablage)
Collabora OnlineWord, Excel, PowerPoint im BrowserQuellcode überwiegend MPL-2.0Ja (Dokumente)
MailcowE-Mail, Kalender, Kontakte (Exchange Online)GPL-3.0Nein (openDesk nutzt OX App Suite)
Element (Matrix)Chat (Teams)Server: AGPL oder kommerziellJa (Chat)
Jitsi MeetVideokonferenz (Teams-Meetings)Apache-2.0Nein (laut openDesk-Produktseite wird Video von Nordeck angeboten)
OpenProjectProjektplanung (Planner, Project)GPL v3Ja (Projekte)
XWikiWissensdatenbank (SharePoint-Seiten, Loop)LGPL 2.1Ja (Wissen)

Die Tools im Einzelnen

Nextcloud

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DateiablageAGPL-3.0

Geeignet für

Unternehmen, die zuerst Dateien unter eigene Kontrolle bringen wollen und den Betrieb selbst oder mit einem Partner abdecken.

Dateiablage, Synchronisation und Online-Bearbeitung. Nextcloud steht laut OpenSSF-Eintrag unter der AGPL-3.0 (Best Practices) und ist in openDesk die Komponente für die Dateiablage (openDesk). Kostenpflichtige Subscriptions gibt es zusätzlich; Preise und Grenzen haben wir im Vergleich Nextcloud und OneDrive/SharePoint geprüft.

Collabora Online

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Office im BrowserMPL-2.0 (Quellcode)

Geeignet für

Teams, die gemeinsam an Dokumenten arbeiten, meist zusammen mit Nextcloud.

Bearbeitung von Texten, Tabellen und Präsentationen im Browser, in openDesk die Komponente für Dokumente. Der Quellcode steht überwiegend unter der MPL 2.0. Für fertig kompilierte Programmdateien gelten laut Collabora zusätzliche, proprietäre Bedingungen (Collabora, Lizenzhinweise).

Einschränkung: Wer Collabora selbst betreibt, sollte vorher klären, welche Version unter welchen Bedingungen genutzt werden darf.

Mailcow

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E-Mail, Kalender, KontakteGPL-3.0

Geeignet für

Unternehmen mit eigener Domain, die E-Mail unabhängig betreiben wollen.

E-Mail-Server mit Webmail (SOGo), Kalender und Kontakten, dazu Spam- und Virenfilter auf Basis von Rspamd und ClamAV. Mailcow steht laut GitHub-Projektseite unter der GNU General Public License, Version 3 (GitHub). Betrieb im eigenen Haus ist möglich, Servercow bietet außerdem gemanagte Server in Deutschland an (ab 54,90 € pro Monat, Stand der Seite; Servercow).

Einschränkung: Die Sync-Jobs für den Umzug von Microsoft 365 unterstützen derzeit keine OAuth-Anmeldung, die Microsoft für IMAP verlangt (Mailcow-Entwickler, Issue #6088, „still in development“).

Element (Matrix)

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ChatAGPL oder kommerziell

Geeignet für

Organisationen, die Teams-Chat ersetzen und die Hoheit über den Chat-Server behalten wollen.

Chat auf Basis des offenen Matrix-Protokolls. Der Server Synapse steht unter der AGPL, alternativ gibt es eine kommerzielle Lizenz von Element. Support gibt es laut Element nur mit Subscription (Element, Lizenzwechsel 2023). In openDesk ist Element die Chat-Komponente.

Jitsi Meet

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VideokonferenzApache-2.0

Geeignet für

Unternehmen, die Besprechungen ohne Teams-Lizenz führen wollen.

Videokonferenz im Browser mit Bildschirmfreigabe und Einladungslinks. Die Lizenz ist Apache-2.0, entwickelt wird es laut Projektseite vom Jitsi-Team bei 8x8 und der Community (GitHub). Der Eigentümer ist seit 2018 8x8, und der Server lässt sich auf Linux selbst installieren (Wikipedia, Jitsi, Sekundärquelle).

OpenProject

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ProjektplanungGPL v3

Geeignet für

Teams, die klassische oder agile Planung brauchen.

Projektplanung mit Gantt-Diagrammen, agilen Boards und Zeiterfassung. Die Software steht unter GPL v3. Es gibt eine Community-Edition zum Selbstinstallieren und zwei Enterprise-Editionen mit Zusatzfunktionen und Support, eine davon von OpenProject gehostet (OpenProject). In openDesk ist es die Komponente für Projekte.

Einschränkung: Enterprise-Zusatzfunktionen gibt es nur in den kostenpflichtigen Editionen, welche genau, steht auf der OpenProject-Vergleichsseite.

XWiki

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WissensdatenbankLGPL 2.1

Geeignet für

Unternehmen mit einer wachsenden Menge an Handbüchern, Prozessbeschreibungen oder internen Anleitungen.

Wissensdatenbank mit durchsuchbaren Seiten, in openDesk mit CryptPad für verschlüsselte Diagramme kombiniert (openDesk). Die Plattform steht unter der LGPL 2.1 (GitHub, xwiki-platform).

Welches Tool passt zu welcher Anforderung?

Ihre AnforderungPrüfen Sie zuerstWarum
Dateien aus OneDrive und SharePoint unter eigene Kontrolle bringenNextcloud, ergänzt um CollaboraDateiablage und Browser-Bearbeitung sind in openDesk als Paar vorgesehen
E-Mail unabhängig betreibenMailcowEigener Mailserver mit Webmail, Kalender und Kontakten
Teams-Chat ersetzenElementOffenes Protokoll, Server selbst betreibbar
Videokonferenzen ohne MicrosoftJitsi MeetSelbstinstallierbar, Browser-basiert
Projekte planenOpenProjectGantt, agile Boards, Zeiterfassung
Wissen und Handbücher bündelnXWikiDurchsuchbare Wissensbasis
Alles zusammen, aus einer HandopenDeskBündelt Nextcloud, Collabora, Element, OpenProject und XWiki mit weiteren Komponenten. Siehe openDesk vs. Microsoft 365

Die Bausteine lassen sich einzeln und schrittweise einführen. Wie das geordnet abläuft, beschreibt Co-Existenz statt Big-Bang.

Einführung der Bausteine

Wenn Sie einen der Bausteine einführen wollen: Cloud-Systeme, E-Mail-Server.

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openDesk vs. Microsoft 365: Was der Umstieg für den Mittelstand wirklich bedeutet

Für Unternehmen mit Souveränitätspriorität die bessere Wahl – aber nicht ohne Voraussetzungen. Ein Vergleich entlang des gesamten Nutzungszeitraums.

How-To · Umsetzung & Migration

Co-Existenz statt Big-Bang: Phasenweise Migration von Microsoft 365

Acht Schritte von der Identitäts-Grundlage bis zur Abschaltung des Alt-Systems – jeweils mit prüfbarem Zwischenresultat.

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